Corus, Production Papier

PCA / PRA : UN ATOUT STRATÉGIQUE ET TACTIQUE

L’actualité récente nous a clairement démontré qu’aucune société n’est à l’abri d’aléas et autres évènements perturbateurs du bon déroulement de son activité. Chaque entité est en effet susceptible d’avoir à affronter une situation de crise : incident mineur ou évènement critique.

L’attitude responsable ? Elle consiste à concevoir préventivement un dispositif permettant de faire face à une activité partiellement ou totalement à l’arrêt.

Article du 29 avril 2021

LE SMCA POUR ANTICIPER

Pour résister face à une crise ou lors d’une catastrophe naturelle, technologique, ou sociale, il est judicieux d’agir préventivement.

C’est le rôle du Système de Management de la Continuité d’Activité, régit en France par la norme AFNOR – ISO 22301. Le SMCA sert à préparer, fournir et maintenir ❝ les moyens de maîtrise et les capacités pour gérer l’aptitude globale d’un organisme à continuer à fonctionner pendant les perturbations.❞

Le document ISO, disponible gratuitement (en lecture seule) Sécurité et résilience — Systèmes de management de la continuité d’activité — Exigences spécifie :

❝ les exigences pour mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de management afin de se protéger contre les perturbations, réduire la vraisemblance de leur survenance, s’y préparer, y répondre et se rétablir lorsqu’elles se produisent. ❞

RISQUES, PCA, PRA…

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QUELQUES Explications

DE QUELS RISQUES PARLE-T-ON ?

Pour prendre conscience de la réalité et de la diversité des risques encourus, dressons un inventaire à la Prévert d’évènements susceptibles de perturber plus ou moins gravement, voir d’interrompre, l’activité d’une entreprise.

…des accidents du travail, un problème de santé, des produits défectueux, une pandémie, un incendie, un bris de machine, des vols, des sabotages, une défaillance de fournisseur, une coupure d’électricité, d’eau ou d’Internet, des problèmes de transport, la disparition d’une personne clé, une panne informatique, une inondation, une attaque terroriste, une campagne de désinformation, une cyberattaque, une attaque financière, une grève, des actions malveillantes, des intempéries : épisode neige,verglas, tempête…

La liste est sans fin. 😟 Dans tous les cas, qu’ils s’agissent d’évènements d’origine naturelle, accidentelle ou malveillante, les conséquences peuvent être vraiment lourdes pour l’entreprise qui les subit de plein fouet. La seule parade efficace consiste à s’y préparer.

PLANS DE CONTINUITÉ/REPRISE D’ACTIVITÉ

Définitions

Le Plan de Continuité d’Activité ou des Affaires / PCA est l’un des paramètres de la gestion de crise.
Il permet à une entreprise de fonctionner à minima même en situation de désastre, ou en mode dégradé en situation de crise mineure ou majeure.
Le Plan de Reprise d’Activité / PRA documente un ensemble de procédures dont la vocation est de permettre à une entreprise de rétablir et de reprendre ses activités après un incident, en s’appuyant sur des mesures temporaires adoptées.

Pourquoi ces plans ?

Les bonnes raisons de mettre en place ces plans sont multiples ! Mais c’est avant tout et surtout une question de bons sens… Pouvoir continuer ou reprendre son activité quoi qu’il arrive constitue pour une entité le meilleur (et le seul) moyen d’assurer sa pérennité ; et de préserver les emplois qui en découlent.
Lisser les conséquences d’un sinistre ou minimiser l’impact d’une crise permet à l’entreprise de faire face à ses différentes obligations légales, règlementaires, contractuelles, et internes.

Comment procéder ?

PCA et PRA exigent un travail préalable de diagnostic. Celui-ci consiste à analyser la vulnérabilité de l’entreprise en identifiant le plus clairement possible la nature des menaces bien sûr, mais également les forces et les faiblesses, les points critiques,etc.

Ensuite, démarre la phase de conception du dispositif au cours de laquelle seront définies les mesures permettant de prévoir les risques, anticiper les solutions, faire des arbitrages, planifier les actions, donner des consignes…

L’étape suivante est la formalisation du plan. Il doit impérativement être régulièrement testé et mis à jour dans une optique d’amélioration continue.
Bien entendu, en cas de non conformité ou dysfonctionnements , des actions correctives s’imposent.

Commençons par faire le point sur les enjeux.

En quoi consiste exactement cette activité
qu’il convient de pouvoir continuer ou reprendre ?

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GROS PLAN SUR L’ ACTIVITÉ

ACTIVITÉ CENTRÉE SUR 3 MÉTIERS

L’activité de CORUS consiste à assurer la gestion multicanale de documents papier et électronique pour le compte de ses clients

A titre d’exemples, voici les documents le + souvent confiés à CORUS :

Cartes vertes d’assurance • Cartes de tiers payant • Relevés de compte • Convocations AG • Avis d’échéance • Contrats : intérim, abonnement, souscription • Factures • Décomptes de prestations • Lettres chèques • Bulletins de paie • Comptes rendus d’analyse médicale • Courriers égrenés • Factures électroniques

Pour + d’infos > consultez nos domaines d’intervention

Si les acteurs économiques sont nombreux à faire confiance à CORUS pour externaliser leurs courriers sortants, c’est bien entendu grâce à un savoir faire éprouvé, qui se décline sur ses 3 métiers :

PRODUCTION À VALEURS AJOUTÉES
DIFFUSION PAPIER & NUMÉRIQUE
ARCHIVAGE SÉCURISÉ NORMALISÉ

Pour + d’infos > découvrez nos 3 métiers

En 1 an, CORUS produit en moyenne 300 millions de pages et 100 millions de plis, et héberge +de 50 millions de documents.
Autant dire que pour les clients, cette externalisation de leurs documents sortants est stratégique : une défaillance de CORUS pourrait avoir de très lourdes conséquences 😱

ORGANISATION EN MIROIR

L’organisation mise en place par CORUS est très sécurisante pour ses clients.

CORUS dispose de 3 sites avec des équipements informatiques et un parc machines homogènes . Ce qui lui permet, en toute sécurité et continuité, de proposer au sein d‘une structure unique l’édition, le façonnage, la mise sous pli et l’hébergement de documents.

Avec 110 collaborateurs répartis entre Lyon, Annecy et Paris, CORUS renouvelle chaque jour ses engagements en matière de respect des délais et d’optimisation de la qualité de ses prestations.

Pour + d’ infos > Objectif Satisfaction client maximale

CORUS assure la production avec des sites miroirs distants redondants. Les sites de production sont opérationnels 24h/24, 6j/7 en 3×8. Les partenaires impression, mise sous pli, et façonnage sont identiques et les machines sont backupées sur site et entre les sites.  Le système informatique de production est bien entendu commun aux deux installations.

Pour + d’infos > découvrez nos sites de production

Pour faire face aux incidents ou scénario de crise, CORUS a mis en place un dispositif
garantissant à ses parties prenantes : clients, collaborateurs, et fournisseurs
la continuité ou la reprise de son activité en toutes circonstances.

CONTINUITÉ D’ACTIVITÉ

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UN PCA ACTIF CHAQUE JOUR

Pour assurer la continuité de son activité (PCA) au quotidien, CORUS a mis en place un dispositif qui prend en compte les aspects humains, l’organisation de la production, le suivi clients, l’IT et les prestataires essentiels. Et cela fonctionne ! 👌🏻

PCA & ASPECTS HUMAINS

>> Au niveau de la direction et des principales fonctions support

L’organisation fonctionnelle de l’entreprise a été pensée pour que tous les postes clefs bénéficient de solutions de continuité pour gérer l’urgence comme l’impondérable.

Au niveau de la Direction, le DG Hervé JOURDAN et le DG adjoint François BALLAGUY travaillent en binôme. Ce duo permet un vrai back up et se concrétise par une délégation de pouvoir d’engager la société et de décider de la stratégie d’entreprise.

Pour l’Administration Des Ventes, la directrice du pôle ADV Stéphanie MONIER s’appuie sur une responsable service client par site de production : Marisol BERTHOLET à Annecy et Maud GIRODET à Paris.

Côté IT, le DSI Philippe CHAPIER collabore étroitement avec le directeur technique du Groupe CORUS Olivier BESSON – qui peut prendre le relai à la volée si nécessaire.

Pour la Production , le directeur industriel Bahous BENDJEDAI dispose d’une équipe par site pouvant assurer la gestion. Il peut compter sur 3 relais par sites.

Pour + d’infos > notre organisation

>> Pour l’ensemble du personnel administratif

Chez CORUS, le télétravail est en place depuis de nombreuses années, avec par exemple la possibilité de travailler à distance 1 jour par semaine. Certes aujourd’hui ce n’est plus aussi différenciant… Mais les collaborateurs CORUS étaient prêts et immédiatement opérationnels lors de la bascule imposée par le contexte sanitaire en télétravail. Ils avaient déjà l’habitude de fonctionner en distanciel.

Le travail est strictement identique sur site ou à distance. Cela est concrètement possible car les conditions de travail sont les mêmes au niveau de l’environnement de travail. Des investissements sont d’ailleurs régulièrement faits en ce sens : écrans, casques audio, etc. Ainsi, au delà du remote librement choisi, qui fonctionne parfaitement bien, le télétravail imposé par des mesures gouvernementales ou une avarie sur site n’est pas un souci pour les équipes.

>> Et pour la maintenance

Pour assurer le bon fonctionnement de son outil de production, via des maintenances préventives et curatives, CORUS peut compter, en renfort de ses propres équipes, sur l’implication d’opérateurs de maintenance mandatés par ses fournisseurs. Par exemple :

Pour l’impression, des techniciens de maintenance CANON sont mobilisables à la demande pour une intervention sous 2h .
Pour la mise sous plis, un technicien de maintenance BOWE SYSTEC est présent en permanence sur chaque site, du lundi au vendredi de 8h à 17h.

PCA & PRODUCTION PHYSIQUE

Le principe de base est que chaque client CORUS est rattaché à un site de production principal, dit site primaire. En cas d’activation du PRA, il sera basculé sur le site secondaire.

Les 2 sites de production CORUS sont organisés en miroir, et bénéficient chacun d’un back up in situ. Chaque site dispose des mêmes moyens pour prendre en charge les différentes étapes de la production.

Impression jet d’encre : 4 moteurs CANON. Si un moteur est à l’arrêt, le relais se fait via les autres moteurs. Les machines sont identiques, ce qui permet non seulement la continuité d’activité mais également l’engagement d’une qualité d’impression identique, quelle que soit la machine utilisée.
Impression page à page : 2 machines RICOH et TROY permettent d’assurer principalement les impressions des lettres chèques et des papiers étiquettes très spécifiques.
Mise sous pli : 7 machines BOWE SYSTEC sont dédiées aux mises sous plis tous formats. La programmation des codes de lecture étant standardisée chez CORUS et les processus de production strictement identiques, chaque lot de production peut être tourné sur toutes les machines du parc.
Façonnage : 3 machines permettent d’assurer les prédécoupes dynamiques et la plastification des documents.
Colisage manuel : 4 personnes assurent le colisage qui ne peut être automatisé.
Stockage : 2 mois de stock sur sites de production sont disponibles pour les références standard CORUS : papier blanc 80, 90 et 120 grammes, enveloppes tous formats, film pour plastification, cartons, outils de prédécoupe pour le façonnage + 1 mois de stockage sur le hub de stockage basé à Lyon + 1 mois supplémentaire de stock papier chez PERF+, la société de façonnage du groupe CORUS

PCA CÔTÉ SUIVI CLIENTS

De l’ADV au développement client, en passant par le suivi commercial, la continuité d’activité est basée sur un fonctionnement en duo.

Le pôle Administration Des Ventes dispose d’une équipe opérationnelle avec un responsable ADV sur chaque site de production. Chaque client est suivi par un binôme attitré. Cette organisation permet d’assurer :
- le bon déroulement de la mise en place
- le suivi opérationnel quotidien et les évolutions à apporter
- la parfaite connaissance du client par deux collaborateurs
- le suivi avec le chargé d’affaires lors des comités mensuels

Toutes les spécificités du client sont recensées dans un cahier des procédures mis à jour au fil de l’eau et accessible par les services concernés. Dans le cas d’une bascule sur le site secondaire ce document est utilisé par le binôme ADV du site secondaire.

Le suivi commercial est confié à un chargé d’affaires grands comptes dédié. Il est accompagné dans cette mission par un binôme d’assistantes commerciales.
Les équipes développement client fonctionnent également sur le principe d’un binôme attitré à chaque client

PCA AU NIVEAU I.T.

Tous les facteurs clefs de la continuité d’activité sont maîtrisés : ERP transversal, fichier pivot, Gateway SPF, hébergement sur 3 datacentres, et infrastructure virtualisée.

Développé en interne, l’ERP est utilisé par l’ensemble des services et par les deux sites de production.
Il permet d’avoir une vision complète de la production à un instant donné, et de garantir des méthodes de production identiques sur chaque site.
Ainsi, CORUS ne dépend pas de la connaissance client détenue par un ou plusieurs collaborateurs, mais s’appuie sur des instructions de services standardisées générées par l’ERP. Une production sécurisée et homogène peut ainsi être garantie, quel que soit le site utilisé.

Les multiples flux entrants acceptés par le système CORUS sont systématiquement transformés en un fichier unique au format standard CORUS qui inclut toutes les ressources. Ce fichier pivot peut ainsi être basculé très rapidement d’un site à l’autre et être produit indifféremment à Paris ou Annecy.
Côté GATEWAY, la plateforme d’échange côté CORUS se fait à point d’entrée unique par site : Single Point of Failure -SPF. De manière automatique, les flux sont redirigés vers le site de production primaire. Mais si besoin, ils peuvent être aiguillés sur le site de production secondaire de manière très simple et rapide.
L’hébergement des données est sécurisé grâce à la sollicitation de 3 data centers pour le Système d’Archivage Électronique CORUS | ARCHIV DOC | et le Coffre Fort électronique CORUS | SAFE DOC |. L’accessibilité des flux archivés pour le SAE ou le CFE se fait par un système d’équilibrage de charges totalement transparent pour le client.

Les flux à archiver sont générés à la fin du traitement. Le dépôt pour archivage se déroule en 3 étapes :

Étape 1 : transmission vers le data center 1

Étape 2 : duplication en temps réel des données sur le data center 2

Étape 3 : sauvegarde quotidienne sur un data center 3. Ses données ne sont pas accessibles en configuration normale, mais permettent d’assurer la restauration

Toute l’infrastructure CORUS est virtualisée. Tous les éléments actifs de configuration (réseaux, fire wall, routeurs) sont sauvegardés et stockés sur le datacenter 3. La remontée des services est assurée quasiment en temps réel.

PCA CÔTE PRESTATAIRES AUSSI

CORUS opère une gestion stratégique des fournisseurs car la continuité doit évidement être assurée par toute la chaîne des acteurs. Les fournisseurs essentiels ont donc été identifiés. Ils font l’objet d’un suivi particulier par les équipes techniques, les achats et la direction. Les services de ces fournisseurs ont été évalués en termes de risque et font l’objet d’audit et contrôles réguliers.

CORUS ne souhaite aucunement être en dépendance. Ainsi, pour chaque fournisseur, une solution de secours doit être proposée par le fournisseur titulaire. Des procédures de déclenchement et d’escalade sont mises en place pour activer à tout moment les solutions de secours. De plus, deux fournisseurs potentiels, identifiés et validés, peuvent remplacer le fournisseur titulaire à tout moment.
Enfin, une veille continue est réalisée pour intégrer de nouveaux fournisseurs.

REPRISE D’ACTIVITÉ

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UN PRA RÉGULIÈREMENT TESTÉ

Dans une optique de validation et d’amélioration continue de son Plan de Reprise d’Activité, CORUS se met régulièrement en conditions réelles de reprise d’activité en simulant un sinistre.
Des exercices pratiques sont ainsi planifiés :

à minima une fois par mois, la production est assurée sur le site secondaire pour certains clients – principalement dans le domaine de la santé.
une fois par semaine, les productions de MySendingBox, société du Groupe CORUS, sont assurées sur le site secondaire.

Heureusement, CORUS n’a jamais eu à affronter un arrêt complet de son activité. Mais en testant régulièrement son PRA par des exercices appuyés sur des scénarii de crise, CORUS maitrise les leviers à activer pour permettre la reprise de l’activité en cas d’incident grave.

UNE OBLIGATION DEVENUE ATOUT

La force de CORUS est d’avoir su transcender l’obligation de disposer d’un PCA/PRA fonctionnel en cas de coups durs en un avantage tant stratégique que tactique et opérationnel.
En effet l’organisation de CORUS lui permet d’utiliser AUSSI ses 2 sites miroirs QUAND TOUT VA BIEN. Et hop, au quotidien, la contrainte métiers a été transformée en véritable opportunité.

Démonstration à travers quelques exemples concrets :

1 dossier pris en charge sur 2 sites en parallèle est produit + rapidement /gain de temps, et peut donc être déposé en poste en tarif écopli / gain d’argent pour une arrivée chez le destinataire inchangée.
Pour une production à déposer dans des délais très courts, le programme informatique éclate automatique la gestion des flux sur les deux sites selon des critères définis. De ce fait, CORUS alloue à son client la capacité de deux sites de production. Sa production est non seulement réalisée dans des délais très courts mais également dans des conditions ultra sécurisées.
Pour les clients à fort volume, le traitement sur 2 sites en parallèle est parfois généralisé sur des périodes + longues – avec leur accord bien entendu. CORUS éclate ainsi les volumes à produire sur ses 2 sites de production en garantissant des délais plus courts et une production strictement identique.
De façon ponctuelle et à la volée, la production peut également se faire sur les 2 sites, Cela permet par exemple d’alimenter une des usines qui a de la disponibilité alors que l’autre tourne à plein régime. C’est souvent le cas en fin d’année dans le cadre des envois annuels de nos clients mutuelles et assurances. Le comité de production peut décider dans la journée de basculer des productions d’un site à l’autre. Ceci est réalisable car l’équipement des deux sites est strictement identique. En effet, sur chaque site, tous les outils permettant le façonnage des documents sont présents pour tous les clients, même s’il ne s’agit pas de leur site principal.

Conclusion

Pour CORUS, PCA et PRA constituent un véritable avantage qui booste la productivité.

Et les clients en profitent aussi : une satisfaction optimisée, avec parfois de belles économies à la clef.

Pour aller plus loin

Découvrez les témoignages de nos clients

Ils sont nombreux à avoir partagé leur point de vue sur la collaboration

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Découvrez les coulisses de la production papier chez CORUS

Zoom sur la production industrielle de documents
avec Bahous BENDJEDAI, directeur industriel

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Découvrez les engagements CORUS

Respect des délais et optimisation de la qualité
avec Stéphanie MONNIER, directrice du Pôle Administration Des Ventes